（2005年6月18日制定，2012年7月9日修改）

 

为进一步加强学院印章管理，规范印章使用程序，提高工作水平，根据上级有关规定，结合我院实际，特制定本规定。

一、印章的管理

（一）印章的刻制

根据学校要求，各二级单位因工作需要刻制公章或专用章，须提出刻章申请，单位负责人签署意见，交党委办公室、校长办公室（以下简称“两办”）审核同意后，由“两办”根据有关规定办办理刻制手续。

（二）印章的规格

印章规格一般为：圆形，党委印章中间为镰刀斧头，行政印章中间为五星；外环机构法定名称。印章直径按上级有关规定执行。

（三）印章的启用

各单位印章正式启用前，需在“两办”留存印鉴备案。未经留样备案的，一律不准自行使用。

（四）印章的停用

有关单位如变更名称、隶属关系，印章保管人应在领用新印鉴时将原印鉴交回“两办”，以旧换新。收回的印章，区别情况予以封存或销毁。销毁须经校领导批准，2人监销。

（五）印章的保管

各单位必须指定能坚持原则，办事公正，工作认真负责，组织纪律性强的人员管理本单位印章，专人专管，不得委托他人代存代管。管理人员临时外出时可将印章交所在单位主要负责人代管。院级行政公章一般由办公室主任负责保管，学院党委印章一般由党委书记保管，不使用时，锁于保险柜内。

（六）印章的使用要求

1.监印人必须亲自用印，用印前须按各级用印负责人的审批意见，审查用印文件的内容、格式，无误后方可用印。用印应端正清晰。印章应及时清洗，细心保护。

2.印章应加盖在正文右下方、落款时间的中上方，上沿应不压正文，底边在发文时间之下，即所谓“齐年盖月”。

二、印章的使用范围

（一）中共广东外语外贸大学英语教育学院委员会

1.以学院党委名义发报的各种公文、函件。

2.各类出国人员政治审查材料。

3.经学院党委书记、副书记或党委委员审批签字的其他材料。

（二）广东外语外贸大学英语教育学院

1.以学院行政名义发报的各类公文。

2.以学院名义发放的各类证书、证件、请柬、奖状。

证件类别：工作证、学生证、学位证、研究生证、离退休证、毕业证、任职资格证等。

3.院级合同或协议书。

4.向上报送的科研申请报表、报告、鉴定书。

5.学院荣誉、客座、指导教师等聘书。

6.统计报表、经费报表、职称申报表、出国审批表、基建报表。

7.其他公文。

三、印章的使用程序

1.以学院名义发报的各种公文，由主办单位拟稿（必要时有关单位会签），院办审核，院领导领导签发，院办登记编发文号，文印室打印后院办用印。

2.各类证件、证书、聘书必须由各有关职能部门审核造表，经主管院领导签署后由专人带同人员名册到院办办理用印手续。

3.以学院名义签订的合同、协议，各种申报材料、职称（务）申报表等由有关职能部门审核，主管院领导同意后，由该职能部门派专人到院办用印。

4.科研申请报表、报告、鉴定书等，由主管科研院领导签署意见后交院办用印。

5.部门定期或不定期报表，凭部门负责人签字报主管院领导同意后用印。

6.因公因私出国（境）申请、登记、审查等，经主管院领导同意后交院办用印。

7.开具介绍信或证明信，经有关职能部门签署意见后到院办用印。

8.其他特殊情况，须院领导或院办主任同意，方可用印。

四、本规定于2005年6月制定、2012年7月9日修改，自颁布之日起实施。

五、本规定由学院办公室负责解释。